La noticia del robo masivo de documentos provenientes de archivos y bibliotecas públicas peruanas no es nueva, lamentablemente. Se suma a una larga cadena de hechos que se han venido conociendo desde por lo menos el año 2009 y que parece no tener fin. Lo paradójico del asunto es que este robo y venta en el extranjero se ha venido produciendo de modo paralelo a las campañas de retorno de patrimonio del exterior, como ocurrió con la repatriación de libros y documentos que Chile tenía en sus archivos luego del conflicto de 1879.
Lo que viene a continuación son algunas ideas que he venido recopilando desde hace algún tiempo y que han sido afinadas gracias a los comentarios de quienes participaron en un debate en facebook que hemos venido sosteniendo estos últimos días a propósito de ofrecer medidas concretas para detener el tráfico de documentos. Para abrir la discusión sobre este tema, he glosado las principales ventajas y mitos con los que podríamos encontrarnos en esta tarea así como sugerencias complementarias para que la labor de digitalización se integre a una política de protección, preservación y difusión del patrimonio documental.
Hasta donde tengo entendido, el Archivo General de la Nación es uno de las pocas instituciones que ha hecho pública su voluntad de incorporar la digitalización como herramienta de preservación. Y para predicar con el ejemplo, ha hecho pública la Colección Manuel Pardo, la misma que puede ser consultada, leída y descargada aquí. Otro archivo que está pensando a futuro en la digitalización es el Archivo Histórico de la Municipalidad de Lima, que guarda verdaderas joyas. El Instituto Riva-Agüero tuvo un rol pionero en esta tarea, al ofrecer un CD con imágenes de su impresionante archivo fotográfico.
Preservación, digitalización y difusión del patrimonio documental deben ir de la mano. No es una tarea a corto plazo, pero puede ser incorporada como parte de los proyectos que tenemos para el Bicentenario. Sería algo significativo que para el 2021 una parte de nuestros archivos y bibliotecas puedan ser compartidos con el resto del mundo por medio de la web.
Ventajas de la digitalización de documentos
Democratiza el acceso a la información. Se trata de una de las más importantes, y que en la era del internet (no diré del Wikileaks) es casi el equivalente a un derecho humano. Con la digitalización se hace más factible que las personas puedan conocer su pasado y tener acceso a los documentos que lo sostienen. Naturalmente, eso también significa un reposicionamiento del rol de los historiadores, quienes ya no son más el único enlace entre los documentos y la sociedad.
Reduce el papel de las mafias. La digitalización desincentiva el tráfico de documentos de tres maneras en particular. En primer lugar, al digitalizar se obliga a actualizar el catálogo e inventario de documentos, que es uno de los puntos en que estas mafias se basan para poder sacar documentos sin que nadie se percate de la ausencia de los mismos. En segundo lugar, rompe el monopolio que algunos funcionarios e investigadores suelen ejercer sobre los documentos, al considerarlos patrimonio personal y no público. Finalmente, al hacerse pública la información se rearticula el sentido del documento en sí, y se quiebra la fórmula “información más soporte”, ya que ahora la información es pública y el soporte en sí es secundario.
Mitos sobre la digitalización de documentos
La digitalización no es solo un proceso técnico de conversión de un documento de un soporte a otro sino que implica romper con toda una cultura de veneración al papel viejo y canalizarla, con respeto hacia quienes mantienen el gusto por el papel, hacia las ventajas que las modernas tecnologías ofrecen.
Fin de la cultura del papel. En esta época de Kindle, pdf, google books y demás seguimos pensando que el papel es la única forma en que se pueden preservar los documentos escritos. No se trata de una batalla sencilla, pero hay que comenzar a promoverla. A nuestro favor tenemos que las siguientes generaciones estarán más dispuestas no solo mental sino genéticamente para leer en pantalla lo que nosotros leemos aun en un soporte como el papel. Precisamente, la digitalización va a permitir una menor manipulación de los documentos originales y su difusión a un público que va a poder disfrutar de los mismos sin dañarlos.
La “pérdida de ingresos” para los archivos. Para nadie es un secreto que los archivos no cuentan con un presupuesto que les permita no solo pensar a futuro en tecnificar y modernizar sus servicios sino en enfrentar en ocasiones el día-a-día. Una manera de compensar los magros ingresos ha sido por el cobro a nuevos usuarios y los servicios de reproducción que se ofrecen. Las tasas han ido variando con el correr de los años y según el lugar donde uno desee obtener una reproducción en papel o digital de un documento, lo cual se ha convertido en una pesadilla en ocasiones. Hasta hace algún tiempo (no sé si seguirá así) se cobraba por tan solo “introducir” una cámara fotográfica en la Biblioteca Nacional del Perú. Cada toma se cobraba aparte, por supuesto. Frente a medidas “proteccionistas” hay que pensar que se pueden incrementar los ingresos no solo con las copias de los documentos ya digitalizados de quienes se encuentren en la ciudad sino de quienes puedan hacer pedidos desde el extranjero. Un precio bajo de copias incrementará el volumen de documentos digitalizados que se soliciten desde dentro y fuera del país. Existen archivos, como el AGI de Sevilla, que combina el servicio de copias previamente digitalizadas con la venta de microfilmes. Además, al facilitar la reproducción de documentos, cada usuario se convierte en un depositario de la información, haciendo viable la circulación de la misma y evitando que esta se pierda de manera irremediable.
La digitalización significa el fin de los archivos al desincentivar la consulta directa de los mismos. Desde que se inició el proceso de digitalización de archivos públicos a fines de los años 1990, no he escuchado que eso haya ocurrido en alguna parte del mundo. Si la digitalización implica que la gente va a estar en sus casas leyendo documentos y ordenándolos con un click, entonces ya habrían desaparecido el AGI de Sevilla y los de Sao Paulo, que comenzaron este proceso. Todo lo contrario, la digitalización ofrece una muestra de lo que un archivo guarda, y no reemplaza la visita y consulta de fondos en el archivo físico. Además, el que más investigadores sepan qué documentos hay digitalizados, ya sea gratuitamente o previo pago, les facilita su investigación y pueden organizar mejor sus recursos. En cierta forma, la inserción de los archivos y bibliotecas públicas en la red de instituciones que cuentan con documentos digitalizados, puede incrementar el flujo de investigadores extranjeros, con los beneficios que ello trae: más turismo, contratación de jóvenes investigadores locales, contacto con los pares peruanos, etc.
Algunas propuestas que deben acompañar la digitalización de documentos
Sería un enorme error creer que la modernización de los archivos mediante la digitalización va a significar el fin inmediato de quienes trafican con documentos o la pérdida de estos. La digitalización debe ser complementada con algunas medidas que señalo a continuación:
Penas efectivas para quienes trafican con documentos. El Ministerio de Cultura no solo debe pedir que las penas se endurezcan. Como lo señala Alicia del Águila en el debate en facebook, si no se hace efectiva la sanción contra los que roban el patrimonio, la digitalización solo será un proceso sin el efecto buscado.
Incorporar cursos de historia digital y digitalización en universidades y lugares donde se formen archiveros, bibliotecarios e historiadores. La Escuela Nacional de Archiveros podría dar el primer paso, o el Archivo General de la Nación, ofreciendo primero pequeños talleres que luego permitan la creación de cursos abiertos al público. La ausencia de personal con información actualizada lleva a que se tenga temor ante la digitalización o el sobrecosto al creer que se tiene que “importar” conocimiento o contratar empresas extranjeras.
Incentivar en el público la importancia del patrimonio documental. Y aquí sí va un jalón de orejas para quienes nos dedicamos al estudio del pasado. Por años nos hemos considerado los únicos intermediarios entre los documentos y la opinión pública, de modo que estos se han mantenido alejados y sin conocer lo importante que es para todos preservar y tener acceso a esta información. Una mejor campaña de difusión por parte de archivos, bibliotecas, profesionales especializados en la preservación de documentos e investigación del pasado permitirá incorporar no solo al público sino al sector privado y convencerlo de lo importante que es financiar la digitalización de documentos.
Pedir que los archivos y bibliotecas tengan sus propios catálogos unificados. No es tan fácil como suena, debido a los escasos recursos con que cuentan algunos de estos, sobre todo en el interior, pero es algo que debemos comenzar a hacer pensando en el futuro del patrimonio. Estoy seguro que los archiveros y bibliotecarios están al tanto de la situación y tienen las mejores intenciones de actualizar los inventarios y unificarlos, de modo que no tengamos ficheros, catálogos impresos y catálogos en web que no coinciden.
Hacer públicos los catálogos de los archivos y bibliotecas. Si bien ponerlos en una base de datos o un buscador es útil, no es lo mismo que tener el organigrama de cómo están organizados los documentos o de las secciones que guarda un archivo o biblioteca. De esta manera se podrá ejercer una suerte de fiscalización permanente y espontánea al confrontar lo que se tiene en archivo con los materiales que consultamos.
Y esto debe llevar también a pedir el inventario no solo de los documentos históricos que están en los archivos y bibliotecas públicos sino en las diversas dependencias del Estado, como ministerios, organismos dependientes y municipalidades. Una manera de comenzar esta labor de poner a disposición de la ciudadanía su memoria histórica podría ser a partir de iniciativas locales, en coordinación con los municipios.
Al final, se trata de un esfuerzo colectivo, que no tiene sentido si no nos involucramos en la tarea de conservar nuestro patrimonio documental. Toda sugerencia en esta tarea es más que bienvenida.
Ejemplos de archivos o colecciones digitalizados y de acceso gratuito
EuroDocs. Ofrece una lista de países europeos que tienen archivos con documentos digitalizados o transcritos y disponibles por internet.
El sistema británico de archivos acaba de lanzar una interesante iniciativa. Ha colgado en su página de Flickr una colección de más de diez mil fotografías sobre África desde 1860 y ha pedido a la ciudadanía que colabore a identificar a las personas que aparecen en las imágenes.
Bueno, los brasileños nos llevan aproximadamente dos siglos de ventaja en lo de hacer públicos sus archivos. Al debate que se viene produciendo sobre los archivos de ese país y el acceso al material de los años de la dictadura, hay que agregar que el diario Folha ha puesto a libre disposición noventa años de su archivo.
Y si eso no los convence, creo que esto lo hará. Google ha digitalizado más de tres mil periódicos, desde el siglo XVIII hasta nuestros días. Y sí, son gratuitos.
Enlaces recomendados
Celso Gonzales Cam. La Importancia de la digitalización de archivos para la biblioteca (2007) (pdf).
Carlos Aguirre y Javier Villa-Flores. Dossier sobre Archivos, Poder e Historia en América Latina.
¿Y dónde está el archivo? (HGol, enero de 2010)
Por la memoria histórica. Manifiesto en defensa de nuestro patrimonio documental (HGol, agosto de 2009)
¿A quién le importan los archivos? (HGol, agosto de 2009)
Créditos: la imagen de cabecera proviene de aquí.